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第一節(jié) 物料編碼的意義
物料是指凡是要列入計劃、控制庫存、控制成本的物件的統(tǒng)稱。包括所有的原材料、配套件、毛坯、半成品、聯(lián)產(chǎn)品、副產(chǎn)品、回收品、需要處理的廢品、包裝材料、說明書、技術文件、合格證、產(chǎn)成品、工藝裝備，甚至可以是能存儲的某些能源。換句話說，物料是計劃的對象、庫存的對象和成本的對象。
物料編碼是以簡短的文字、符號或數(shù)字、號碼來代表物料、品名、規(guī)格或類別及其他有關事項的一種管理工具。在物料極為單純、物料種類極少的工廠或許有沒有物料編碼都無關緊要，但在物料多到數(shù)百種或數(shù)千、數(shù)萬種以上的工廠，物料編碼就顯得格外重要了。此時，物料的領發(fā)、驗收、請購、跟隨催、盤點、儲存等工作極為頻繁，而藉著物料編碼使各部門提高效率、各種物料資料傳遞迅速、意見溝通更加容易。物料編碼之功能如下：
(1)增進物料資料的準確性
物料的領用、發(fā)放、請購、跟催、盤點、儲存、保管、記賬等一切物料之活動均有物料編碼可以查核，因此物料數(shù)據(jù)更加正確。至于一物多名、一名多物或物名錯亂現(xiàn)象不致于發(fā)生。
(2)提高物料管理的效率
物料既有系統(tǒng)的排列，用物料代碼代替文字的記錄，各種物料管理事務簡單省事，效率增高。
(3)利于電腦的管理
物料管理在物料編碼推行徹底之后，方能進一步利用電腦作更有效的處理，以達到物料管理之效。
(4)減低物料庫存、降低成本
物料代碼有利于物料存量的控制，有利于呆滯廢料的防止，并提高物料管理的工作效率，因此減少資金的積壓，降低成本。
(5)防止各種物料舞弊事件的發(fā)生
物料一經(jīng)編碼后，物料記錄正確而迅速，物料儲存井然有序，可以減少舞弊事件之。
(6)便于物料的領用
庫存物料均有正確的統(tǒng)一的名稱及規(guī)格予以編碼。對用料部門的領用以及物料倉庫的發(fā)料都十分方便。
第二節(jié) 物料編碼的原則
物料編碼必須合乎物料編碼的原則，合理的物料編碼，必須具備下列基本原則：
簡單性、 分類展開性、 完整性、 單一性、 一貫性、 可伸縮性、 組織性、適應電腦管理、 充足性、易記性
一、簡單性
編碼的目的在于將物料化繁為簡，便于物料的管理，如果編碼過于繁雜，則違反了編碼之目的。因切此物料編碼在應用文字元號或數(shù)字上應力求簡單明了，這樣可節(jié)省閱讀、填寫、抄錄的時間與手續(xù)，并可減少其中的錯誤機會。物料相當單純時，只要將物料簡單分類為幾項即可，物料分類項目多了，就顯得很不方便。若物料相當復雜時，就要將大分類再加以細分，這種分類展開也稱為多級分類。
二、分類展開性
物料復雜，物料編碼大分類后還要加以細分，如果采用阿拉伯數(shù)字十進制，則每段最多只能由十個細分的項目，如果采用英文字母，則每段有26個細分項目，然而細分項目太多，就難于查找，而細分項目太少，則分類展開太慢，分類細分項目通常以五至九個較佳。例如采用阿拉伯數(shù)字十進制，有十八個項目時，其分類展開可以利用下列方法。
|
需要分類的 項目 |
第一種分類方法 |
第二類分類方法 |
第三類分類方法 |
||
|
1 |
1 |
11 |
0 |
01 |
01 |
|
2 |
12 |
02 |
02 |
||
|
3 |
13 |
03 |
03 |
||
|
4 |
14 |
1 |
1 |
04 |
|
|
5 |
15 |
2 |
21 |
05 |
|
|
6 |
16 |
22 |
06 |
||
|
7 |
2 |
21 |
23 |
07 |
|
|
8 |
22 |
3 |
3 |
08 |
|
|
9 |
23 |
4 |
41 |
09 |
|
|
10 |
24 |
42 |
10 |
||
|
11 |
25 |
43 |
11 |
||
|
12 |
26 |
5 |
5 |
12 |
|
|
13 |
3 |
31 |
6 |
61 |
13 |
|
14 |
32 |
62 |
14 |
||
|
15 |
33 |
63 |
15 |
||
|
16 |
34 |
7 |
7 |
16 |
|
|
17 |
35 |
8 |
8 |
17 |
|
|
18 |
36 |
9 |
9 |
18 |
|
（表一）
三、完整性
在物料編碼時，所有的物料都應有物料編碼可歸，這樣物料編碼才能完整。若有些物料找不到賦予之物料編碼，則很顯然物料編碼缺乏完整性。新產(chǎn)品新物料的產(chǎn)生容易破壞物料編碼的完整性。因此每當有新物料產(chǎn)生，即應賦予新的物料編碼，并規(guī)定新的物料沒有編碼，采購部門不得從事采購，即使沒物料編碼的新物料采購進來了，倉庫部門或會計部門發(fā)現(xiàn)物料訂購單缺少物料編碼，即應請采購部門補填物料編碼，否則不予入庫、不予付款。這樣才能確保物料編碼的完整性。
四、單一性
物料編碼的單一性是指一個物料編碼只能代表一種物料，同一種物料只能找到一個物料編碼，而絕無一個物料有數(shù)個物料編碼，或一個物料編碼有數(shù)項物料，一般地，只要物料的物理或化學性質有變化、只要物料要在倉庫中存儲、就必須為其指定一個編碼，舉例，如某零件要經(jīng)過沖壓成型、鉆孔、噴漆三道工序才能完成。如果該物料的三道工序都在同一車間完成，不更換加工單位，即沖壓成型后立即進行鉆孔，緊接著進行噴漆，中間沒有入庫、出庫處理，則該物料可取一個代碼。如果該物料的三道工序不在同一個車間完成，其順序是沖壓、入庫、領料、鉆孔、入庫、領料、噴漆、入庫，則在庫存管理中為了區(qū)分該物料的三種狀態(tài)，必須取不同的物料編碼。例：3000A,3000B,3000C三個編碼分別表示三種不同加工狀態(tài)的物料。
五、一貫性
物料編碼要統(tǒng)一而有一貫性，如以年限分類為標準時，就應一直沿用下去，在中途不能改變用籍貫或姓氏別來分類，若要這么做必須要分段或分級進行。
六、伸縮性
物料編編碼要考慮到未來新產(chǎn)品發(fā)展以及產(chǎn)品規(guī)格的變更而發(fā)生物料擴展或變動的情形。預留物料的伸縮余地，并不能僅就目前物料的現(xiàn)狀加以物料編碼的安排，否則他日新物料產(chǎn)生時，就有新物料無號可編的情況。
七、組織性
物料編碼依其編碼的系統(tǒng)，作井然有序的組織與排列，以便隨時可從物料編碼查知某項物料帳卡或數(shù)據(jù)。物料編碼的組織性，對物料管理可以省掉不必要的麻煩。
八、適應電腦管理
電腦的應用已經(jīng)比較普及，因此在編碼時一定要考慮錄入的方便性,如編碼盡可能短、少使用其它符號，如‘#’、‘-’、‘*’等。
九、充足性
物料編碼所采用的文字、記號或數(shù)字，必須有足夠的數(shù)量，以便所組成的個別物料編碼，足以代表所有個別物料，以及應付將來物料擴展時的實際需要，以免遇有特殊物料時無號可編。否則物料系統(tǒng)被破壞，費時誤事。
十、易記性
在不影響上述九項原則之下，物料編碼應選擇易于記憶的文字、符號或數(shù)字，或賦予暗示及聯(lián)想性。但這原則是屬于次要原則，若上述九項原則俱全而獨缺乏此項原則的物料編碼，仍不失為優(yōu)秀的物料編碼。
第三節(jié) 物料編碼的方法
目前工商企業(yè)所采用的物科編碼方法，主要有下列幾種：
1.阿拉伯數(shù)字法
2.英文字母法
3.暗示法
4.混合法
一、阿拉伯數(shù)字法
阿拉伯數(shù)字法，是以阿拉伯數(shù)字作為物料編碼的工具，采用以一個或數(shù)個阿拉伯數(shù)字代表一項物料。這種方法容易了解，只是需另外準備物料項目與數(shù)字的對照表，又要記憶對照項目，因此有關人員必須經(jīng)過一段時間的訓練與適應才能運用自如。以阿拉伯數(shù)字做物料編碼的，較常見的有下列幾種：
ü 連續(xù)數(shù)字編碼法
ü 分級式數(shù)字編碼法
ü 區(qū)段數(shù)字編碼法
ü 國際十進制分類法
1．連續(xù)數(shù)字編碼法
連續(xù)數(shù)字編碼法是先將所有物料依某種方式大致排列，然后自1號起依順序編排流水號。這種物料編碼方法可做到一料一號，只是順序編碼除顯示編碼時間的先后，往往與所代表項目的屬性并無關聯(lián)。因為新購物料無法插入原有排列順序的料號內，例如： 1078為3/8“×3/4”之六角鐵制帶帽螺栓，而新購的六角鐵制帶帽螺栓為3/8“ ×1”,其物料編碼無法插入（因過去沒有庫存或采用這種物料，故無編碼），故只好編以最后一個號碼8974。兩種物料本應排在一起，現(xiàn)在物料編碼相距如此遙遠，在物料管理、倉儲管理上很不方便。
2．分級式數(shù)字編碼法
分級式數(shù)字編碼法是先將物料主要屬性分為大類并編定其號碼。其次再將各大類根據(jù)次要屬性細分為較次級的類別并編定其號碼，如此已繼續(xù)進行下去。在分級式數(shù)字編碼法中，任一物料項目只有一個物料編碼。表二為三種屬性的階級式數(shù)字編碼法，共可組成36個（3×4×3）編碼，這種方法的優(yōu)點一方面顯示編碼的規(guī)律性，一方面達到一物料項目僅有一編碼的目標，其缺點是無用空號太多，一方面顯得浪費累贅，另一方面常導致
|
來 源 （大類） |
材 料 （中類） |
用 途 （小類） |
|
1 = 自制 |
1 = 非鐵金屬 |
1 = 零部件 |
|
2 = 外購 |
2 = 鋼鐵 |
2 = 包裝用料 |
|
3 = 委外加工 |
3 = 木材 |
3 = 辦公用品 |
|
|
4 = 化學品 |
|
（表二）
3．區(qū)段數(shù)字編碼法
區(qū)段數(shù)字編碼法介于連續(xù)數(shù)字編碼法與分級式數(shù)字編碼法之間。使用位數(shù)較級次式數(shù)字編碼法更少，而仍能達到物料編碼的目的。例如有64項，分為5大類，其情形如下：
|
A類 |
12項 |
|
B類 |
10項 |
|
C類 |
17項 |
|
D類 |
15項 |
|
E類 |
10項 |
|
合計 |
64項 |
（表三）
上述情形，如用階級式數(shù)字編碼法必須3位數(shù)，但如改為區(qū)段數(shù)字編碼則僅需二位數(shù)即可，其情形如下：
|
類別 |
分配編碼 |
剩余備用編碼 |
|
A類 |
12項（01-20） |
8項 |
|
B類 |
10項（21-37） |
7項 |
|
C類 |
17項（38-61） |
7項 |
|
D類 |
15項（62-83） |
7項 |
|
E類 |
10項（84-99） |
6項 |
（表四）
4．國際十進分類（U. D. C. ）
這種方法于1876年美國杜威M.DeWey首創(chuàng)，其方法新穎而獨到，可以無限制展開，頗受歐洲大陸各國的重視。1895年的國際圖書館學會決定杜威的十進法為基礎，作更進一步發(fā)展，其后經(jīng)眾多數(shù)學專家的確究與發(fā)展，最后完成所謂國際十進制分類法（Universal Decimal Classification），目前已有許多國家采用為國家規(guī)格。所謂國際十進制分類法是將所有物料分類為十大類，分別以0至9之數(shù)字代表之，然后每大類物料再劃分為十個中類，再以0至9之數(shù)字為代表，如此進行下去按金字塔形態(tài)展開。其情形如下：
6 應用科學
62． 工業(yè)技術
621． 機械的工業(yè)技術
621．8 動力傳動
621．88 挾具
621．882． 螺絲、螺帽
621．882．2 各種小螺絲
621．882．21 金屬用小螺絲
621．882．215 丸螺絲
621．682．215.3 平螺絲
采用國際十進分類的物料編碼，如編碼編至三位數(shù)字之后仍須繼續(xù)延長時時，即應加以“.”符號以表示劃分，國際十進分類法可無限展開，任何新物料之產(chǎn)生均可插入原有物料編碼之系統(tǒng)而不混淆原有之物料編碼系統(tǒng)，國際十進分類法所能運用之符號只有十個（0-9），故使編碼趨長而又無暗示作用，實在美中不足。
二、英文字母法
是以英文字母作為物料編碼工具的物料編碼法。英文字母中I、O、Q、Z 等字與阿拉伯數(shù)字1、0、9、2等容易混淆，故多廢棄不用，除此之外，尚有23個字母可利用。如以A代表金屬材料，B代表非木材，C代表玻璃。以AA代表鐵金屬，以AB代表銅金屬......，英文字母在我國已經(jīng)相當普遍，是可用的物料編碼方法。
三、暗示法
暗示編碼法是指物料編碼代表物料的意義，可自編碼本身聯(lián)想出來。暗示編碼法又可分為：
l 字母暗示法
l 數(shù)字暗示法
1.英文字母暗示法：
從物料的英文字母當中，擇取重要且有代表性的一個或數(shù)個英文字母（通常取主要文字的第一個字母）做為編碼的號碼，使閱讀物料編碼者可以從中想象到英文字文字，進而從暗示中得知該物料為何物。
例如：
VC=Variable Capaciter (可變電容器)
IC=Integrated Circuit(集成電路)
SW=Switch(開關)
ST=Steel Tube (鋼管)
BT=BRASS Tuber(黃鋼管)
EP=Ear Phone(耳機)
2.數(shù)字暗示法：
直接以物料的數(shù)字為物料編碼的號碼，或將物料的數(shù)字依一固定規(guī)則而轉換成物料編碼的號碼，物料編碼的閱讀者可從物料編碼數(shù)字的暗示中得悉該物料為何物。
物料編碼代表的意義：
例1： ×× × ××× ×× ××
—— — ——— —— ——
類 小類 形式 長度 厚度
例2：電阻值的編碼
|
編碼 |
電阻值 |
|
005 |
0.5Ω |
|
050 |
5Ω |
|
100 |
10Ω |
|
101 |
100Ω |
|
102 |
1000Ω |
|
103 |
10,000Ω |
|
104 |
100,000Ω |
|
105 |
1,000,000Ω |
（表五）
例3：鋼筋直徑的編碼
|
編號 |
鋼筋直徑 |
|
12 |
12mm |
|
16 |
16mm |
|
19 |
19mm |
|
25 |
25mm |
（表六）
例4：鋼球軸承軸徑之編碼，其編碼為軸經(jīng)（限于軸經(jīng)20mm至200mm）mm數(shù)的五分之一。
|
編碼 |
軸徑 |
|
05 |
25mm |
|
06 |
30mm |
|
07 |
35mm |
（表七）
四、混合法
混合法物料編碼系聯(lián)合使用英文字母與阿拉伯數(shù)字來作物料編碼，而多以英文字母代表物料之類別或名稱，其后再用十進制元或其它方式編阿拉伯數(shù)字號碼。這種物料編碼方法較十進制元采用符號較多，故有不少企業(yè)樂于采用此種方法。
例如： M=金屬物料
MB=螺栓、螺絲及帽
MBI=帶帽螺栓
MBI-100=六角鐵制螺栓帶帽
MBI-106-6=3/8” x 3/4”六角鐵制螺栓帶帽
MBI-106-8=3/8” x 1”六角鐵制螺栓帶帽
MBI-106-9=1/2” x 1”六角鐵制螺栓帶帽
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